Ezek a platformok segíthetik az otthoni munkavégzést

2020.03.17

A koronavírus a munkavégzést nagyban megnehezíti. Sokan, akár milliót is meghaladó munkanélküliséget is vizionálnak. Az IVSZ tagsága töretlenül hisz abban, hogy az oktatáson túl  a munkahelyek egy jelentős része megmenthető a digitalizáció eszközrendszerének bevezetésével. Tematikusan összegyűjtöttük néhány olyan platformot, online szolgáltatást, ami megkönnyíti az együttműködést távmunka esetén.

Hasznos eszközök digitális munkavégzéshez

A kialakult krízishelyzetben előtérbe került a távmunka, amelyhez számos, akár díjmentesen is használható digitális eszköz áll rendelkezésre. Ezek a cégeket többféle módon is segíthetik, például a munkatársakkal és ügyfelekkel való kapcsolattartásban, a munkavégzéshez szükséges dokumentumok, tervek megosztásában és közös szerkesztésében, vagy a munkafeladatok kiosztásában és nyomon követésében, azaz tágabb értelemben a céges feladatok online elintézésében.

Mi az IVSZ-nél elsősorban azoknak a vállalkozásoknak szeretnénk segíteni, akiknél nincs ilyen irányú szakértelem. Tevékenységek szerint rendszereztük az online eszközöket, piktogramokkal jelöljük, hogy magyar nyelven elérhető-e,  van-e díjmentes verziója és hogy véleményünk szerint Magyarországon elterjedt-e.  A díjmentes verziók lehet, hogy korlátozott funkciókkal rendelkeznek, ezekről érdemes előzetesen tájékozódni a hivatalos weboldalakon.

Céges feladatkörök

Az egyik legfontosabb terület a kommunikáció. Ez megvalósulhat vállalaton belül vagy a külvilág felé is. Olykor csak két ember között, máskor csoportok között is zajlik. A ma már hagyományosnak tekinthető email mellett vagy helyett megjelentek a különböző ún. azonnali rendszerek, amelyeken keresztül a szöveges üzenetek (chat) mellett bonyolíthatunk  hang- és videóhívásokat is. Ezen eszközök nagy része mobiltelefonról is elérhető, ezért azok is tudják használni, akiknek nincs asztali számítógépük vagy éppen úton vannak.

A hétköznapok leggyakrabban használt eszközei (pl. Facebook Messenger) mellett, a vállalatok céljaihoz jobban alkalmazkodó eszközök közül a Slack elsősorban a szöveges és automatizált csoportkommunikációban erős, a Hangouts és a Teams egyik fő erőssége a videó értekezletek tartása, míg pl. a Webex vagy a Zoom nagyobb létszámú videokonferenciák, vagy akár tanfolyamok megtartására lehet jó választás.

Egy másik nagy része munkánknak a csoportosan végzett összetettebb munkák, projektek részfeladatainak, munkafázisainak munkatársak közötti szétosztása, ezekhez határidők szabása és  nyomon követésére. Az ezekhez tartozó eszközöket gyűjtöttük össze a Projektmenedzsment és a Csoportmunka kategóriákban.

Az értékesítés és az ügyfelekkel való kapcsolattartás folyamatát illetve az ügyfelekkel való, részben automatizált kommunikációt is több eszköz támogatja. Az előbbire példa a miniCRM, míg az utóbbira példa a Talk-A-Bot.

A  Dokumentumtár kategóriában felsorolt alkalmazások lehetővé teszik, hogy céges dokumentumainkat biztonságosan tároljuk egy távoli kiszolgálón ( a felhőben), ahonnan azután az arra jogosult munkatársunk elérhetik és szerkeszthetik. Ezáltal az is  elkerülhető, hogy az emailben keringő dokumentumok különböző verziói okozzanak plusz munkát.

Hasznos eszközök digitális munkavégzéshez

Javaslatok

Néhány alkalmazást több kategóriában is felsoroltunk, mert ezek az eszközök több célra is használhatók. Ezekre előfizetve teljes körű szöveges, hang és videókommunikációs szolgáltatások mellett dokumentumtár és egyszerű feladatkezelési funkciókat is megkapjuk. Érdemes törekedni arra, hogy minél kevesebb alkalmazásból álló környezetet vezessünk be. Az is fontos, hogy úgy válogassuk össze az alkalmazásokat, hogy azok képesek legyenek együttműködni.  Egy 3-4 fős kisvállalkozás elindulhat a magán célokra használt Viberrel, a Facebook Messenger szolgáltatásával, vagy Skype-pal, azonban gondoskodni kell arról, hogy a munkatársak magánélet dokumentumai és családi kommunikációja ne keveredjenek a céges ügyekkel.

A gyűjtés természetesen nem teljes körű, de igyekszünk a használhatóság fenntartása mellett frissíteni, kiegészíteni, ezért ezzel kapcsolatban várjuk a további javaslatokat, leírásokat, információt és felajánlásokat a tordai.balazs@ivsz.hu címre.

Az IVSZ továbbra is elkötelezett a digitális gazdaság mellett. Az itt felsorolt alkalmazások  gyártóitól és forgalmazóitól semmiféle ellenszolgáltatást nem kaptunk és természetesen nem is fogadunk el, a listát tovább fogjuk bővíteni a kapott javaslatok alapján.