Szervezeti és Működési Szabályzat

Informatikai, Távközlési és Elektronikai Vállalkozások Szövetségének Szervezeti és Működési Szabályzata módosításokkal egységes szerkezetben¹

Preambulum

Az Informatikai, Távközlési és Elektronikai Vállalkozások Szövetségének (továbbiakban: Szövetség) Elnöksége az Alapszabály 11.§ (5) h) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a Szövetség szervezeti egységeinek, valamint tisztségviselőinek működésével kapcsolatosan az Alapszabályban rögzítettek figyelembe vételével, az abban foglaltakat részletezve az alábbi Szervezeti és Működési Szabályzatot (továbbiakban: SZMSZ) hagyta jóvá, a Szövetség céljainak elérése, és folyamatos működőképességének biztosítása érdekében.

A. Általános rendelkezések

1. A Szövetség elnevezése: Informatikai, Távközlési és Elektronikai Vállalkozások Szövetsége

2. Rövidített elnevezése: IVSZ

3. Angol elnevezése: ICT Association of Hungary

4. Székhelye: 1012 Budapest, Vérmező út 4.

5. Pecsétje: téglalap alapon, felirata: „Informatikai, Távközlési és Elektronikai Vállalkozások Szövetsége”, valamint a Szövetség címe és adószáma

6. A Szövetséget a Fővárosi Bíróság 3269 lajstromszám alatt vette nyilvántartásba.

7. Statisztikai számjele: 19655275911152901

8. Adószám: 19655275-2-42

9. Számlavezető bankja: CIB Bank Zrt., és bankszámla száma: 10700206-24944306-51100005

B. A Szövetség szervezete, szervezeti egységei

I. A Közgyűlés

1. A Szövetség legfőbb szerve a Közgyűlés, amely a Tagok összessége.A Közgyűlés határozatképességéről, összehívásáról, napirendjéről, hatásköréről az Alapszabály rendelkezik, azzal összhangban a jelen SZMSZ alábbi rendelkezései irányadóak.

2. A Közgyűlés határozatképes, ha a szavazásra jogosult Tagok legalább 50% -a +1 Tag megjelent. A Közgyűlésen a Tag megjelent, amennyiben a Közgyűlés helyszínén a Közgyűlésen történő részvételi szándékát kifejezte és a regisztrációs kötelezettségének eleget tett.

3. A Közgyűlés helyszínét, időpontját az Elnökség határozza meg. Az Elnök, valamint az Elnökség jogosult tanácskozási joggal a Közgyűlésre további résztvevőket meghívni.

4. A Közgyűlést a levezető elnök vezeti. A levezető elnöki teendőket a Szövetség Elnöke, valamely Alelnök, vagy Elnökségi tag jogosult az Elnök felkérése alapján ellátni. Elnök Alelnökök, vagy Elnökségi tag személyét érintő Közgyűlés esetén a Közgyűlés az Elnök javaslatára a Tagok közül levezető elnököt választ.

5. A Közgyűlésről jegyzőkönyvet kell vezetni, amelyet a Közgyűlés levezető elnöke, a jegyzőkönyvvezető, valamint két hitelesítéssel megbízott Tag, mint jegyzőkönyv-hitelesítő ír alá. A jegyzőkönyv-hitelesítő Tagokat a Közgyűlés választja meg.

6. A megismételt Közgyűlés határozatképességére az Alapszabály rendelkezései irányadóak, egyebekben a jelen SZMSZ-ben rögzítettek megfelelően alkalmazandók.

II. Az Elnökség

1. Az Elnökség a Szövetség tevékenységét az alapszabályban meghatározott feladatok és hatáskörök gyakorlásával két Közgyűlés között irányító az Alapszabály 11§. Alapján 11 tagból álló testület.

Az Elnökség szükség szerint, de legalább negyedévente egyszer ülésezik. Az Elnökség ülését legalább az ülést megelőző 3 munkanappal korábban az Elnök vagy Elnök meghatalmazása alapján annak képviseletében a Főtitkár hívja össze a napirend megjelölésével, az Elnökségi tagoknak írásban vagy elektronikus úton igazolható módon megküldött meghívó útján. Az eredeti napirendben nem szereplő új napirendi javaslatot az elnökség bármely tagja tehet, azonban annak a vonatkozó elnökségi ülés napirendjébe történő felvételéhez az Elnökség valamennyi tagjának 50% feletti hozzájárulása szükséges.
Az Elnök köteles az elnökséget összehívni, amennyiben az Elnökségi tagok 1/3-a kezdeményezi írásban az elnökségi ülés összehívását az ok és a cél megjelölésével.

2. Az elnökségi üléseket az Elnök vezeti, azok meghívóban megjelölt napirendjét az Elnökség hagyja jóvá távolléte esetén elsődlegesen az informatikai alelnök, mint általános elnökhelyettes vagy valamely általa meghatalmazott Alelnök vagy az általa meghatalmazott Elnökségi tag járhat el helyette és nevében.

Az Elnökség – ülés tartásával történő határozathozatal esetén – határozatképes, ha ülésén a tagok többsége jelen van. Az ülést megelőzően az elnökség bármely tagja írásban, vagy szóban jelezheti az Elnök vagy a Főtitkár részére, hogy az ülésen személyesen nem tud jelen lenni, de elektronikusan úton video- vagy telefonkonferencia vagy arra alkalmas, az elnökségi tagok közötti párbeszédet, illetve vitát korlátozás nélkül lehetővé tevő elektronikus hírközlő eszköz (összefoglaló néven telekommunikációs kapcsolat) útján jelen kíván lenni. A telekommunikáció kapcsolat útján jelenlévő elnökségi tag a jogait korlátozásmentesen gyakorolhatja. A telekommunikációs kapcsolatnak alkalmasnak kell lennie arra, hogy az ülésen résztvevő tagok az elektronikus kapcsolat útján résztvevő elnökségi tag személyazonosságát egyértelműen megállapíthassák.
A telekommunikációs kapcsolattal szavazó elnökségi tagok személyére és az ily módon meghozott határozatokra az elnökségi ülés emlékeztetőjében utalni kell, hogy utóbb is ellenőrizhető és beazonosítható legyen az ily módon szavazó elnökségi tag.

Határozatképtelenség esetén az Elnök vagy képviseletében a Főtitkár köteles 15 napon belül az Elnökség ülését ismételten összehívni vagy amennyiben jelen SZMSZ lehetőséget biztosít rá, a határozati javaslatot elektronikus úton szavazásra bocsátani.
Az Elnökség a határozatait nyílt szavazással a jelenlévő Elnökségi tagok több mint felének „igen” szavazatával (egyszerű szótöbbség) hozza, meghatározott estekben 2/3-os többséggel hozza meg. Az Elnökség a jelenlévő tagok 2/3-os többségi döntésével határoz az Alapszabály 11.§ (5) bek. c), d) és h) foglalt esetekben.

Az Elnökség tagjai közül, bármely Alelnök, továbbá az Elnök jogosult az Elnökség hatáskörébe tartozó általa stratégiainak és/vagy kritikusnak ítélt – a kormányzati, államigazgatási vagy más szervezetek felé, valamint bármely elektronikus vagy írott médiában megjelenítendő – szövetségi hivatalos állásfoglalás, javaslat vagy egyéb nyilatkozat elfogadását valamennyi tag 2/3-ának (11 tag) jóváhagyásához kötött döntés körébe utalni.

Az Elnökség a hatáskörébe tartozó és az Elnökség által stratégiai és/vagy kritikus kérdésben jogosult a döntés meghozatala előtt a Tagozatok véleményét kikérni, akik kötelesek az Elnökség megkeresését követő 10 napon belül nyilatkozni. A Tagozatok állásfoglalásai az Elnökségre nem kötelező erejűek, azonban az Elnökség döntésének meghozatalakor ezen nyilatkozatokat köteles figyelembe venni.

Bármely elnökségi döntés esetén a véleményükkel kisebbségben maradt és az Elnökség legalább 1/3-át kivető tagok jogosultak együttesen az Elnökség által elfogadott határozathoz különvéleményt fűzni, kritikus és/vagy stratégiai javaslat esetén együttes különvélemény csatolására már két Elnökségi tag közösen is jogosult.

3. Az Elnökség ülésén emlékeztetőt kell felvenni, amelynek összeállításáért és elkészítésért a Főtitkár felelős, amelyben rögzíteni kell az ülés helyét és idejét, a jelenlévőket továbbá az ülésen lezajlott fontosabb eseményeket, nyilatkozatokat és a határozatokat – sorszámozással ellátva – szó szerint, az azokra leadott szavazatok és ellenszavazatok számát, illetve a szavazástól tartózkodókat és az abban részt nem vevőket.

4. A Főtitkár az emlékeztetőt, amely a jelenlétet is jelöli, az elnökségi üléstől számított 3 munkanapon belül köteles az Elnökség valamennyi tagjának megküldeni, valamint a ivsz.hu honlapon (a továbbiakban: honlap) – amelyhez minden elnökségi tag, a Főtitkár és az Iroda egy, az Elnök és Főtitkár által közösen kijelölt munkavállalója hálózati hozzáféréssel, azaz felhasználó névvel és jelszóval rendelkezik – egyidejűleg elhelyezni (a továbbiakban: közzététel). Az emlékeztetőt az Elnökség a kézhezvételt, illetőleg a honlapon történő közzétételt követő 48 órán belül elektronikus úton a honlapon elfogadja. Az elnökségi ülésről az ülést követő 5 munkanapon belül Elnökségi Hírlevél készül a tagság számára, aminek összeállításáért a Főtitkár felelős, és kiadásáért pedig az Elnök.

5. Az Elnökség tagja bármely a Szövetség képviseletében külső 3. személyekkel történő megbeszélés/tárgyalás során köteles az Elnökség részére feljegyzést készítenie és azt az Elnökség tagjainak részére 15 napon belül megküldenie. Az Elnökség munkájáról, tagjainak tevékenységéről, és kijelölt feladatairól a Szövetség a honlap rendszeren keresztül folyamatosan tájékoztatja a tagszervezeteket.

6. Amennyiben az emlékeztető a II.4. pont szerint nem kerül elfogadásra, úgy az Elnökség soron következő ülésen dönt az emlékeztető elfogadása tárgyában vagy írásban határozatban rögzíti azon tényeket, körülményeket, melyekkel a korábbi ülés emlékeztetőjét az elfogadás érdekében ki kell javítani. Ez esetben az Elnökség rendelkezésének megfelelően kijavított emlékeztetőt a tárgyi elnökségi ülés emlékeztetőjével együtt kell az Elnökségi tagok részére megküldeni és közzétenni a honlapon, valamint a II. 4. pontban jelölt határidőn belül a kijavított emlékeztető elfogadása kérdésében is határozni kell.
Amennyiben az Elnökség az emlékeztetőt elfogadja, azt ki kell nyomtatni és a Főtitkár és az Elnök, valamint egy Elnökségi tag, mint hitelesítő a következő ülésen kézjegyével ellátja. A Főtitkár az elfogadott, kinyomtatott és aláírt emlékeztetőt a Szövetség iratai között köteles elhelyezni, azzal, hogy az Elnökség határozatairól köteles külön nyilvántartást vezetni (Határozatok Könyve).

7. Az Elnökség kizárólag ülés megtartásával határoz az alábbi esetekben:

• mindazon ügyek előkészítése, amelyek a Közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartoznak,
• stratégiai célok megfogalmazásában (intézményekkel való kapcsolattartás és stratégiai szerződéskötés),
• a Szövetség éves költségvetésének elfogadásában,
• a Szövetség éves beszámolójának elfogadásában és annak az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottságon keresztül a Közgyűlés elé terjesztésében,
• érdekképviseleti ügyben az IKT piacot meghatározó jelentőségű stratégiai fontosságú Elnökség hatáskörébe tartozó Elnökségi állásfoglalás esetén, és etikai ügyekben az Elnökség hatáskörébe tartozó kérdésekben,
• a Főtitkár kinevezésével kapcsolatos kérdésekben,
• illetőleg mindazon kérdésekben, amelyek kapcsán az Elnökség legalább 5 tagja ezt kéri.

Az Elnökség tagfelvételi kérelmekről –kizárólag a teljes jogú tag kérelmek tekintetében- a tárgyévi Közgyűlés időpontját megelőző 1 hónapon belül nem hoz döntést (moratórium). Az ezen időszak alatt beérkező teljes jogú tagi tagfelvételi kérelmekről az Elnökség a Közgyűlést követő első elnökségi ülésen határoz.

8. A II. 7. pontban rögzítetteken túlmenően bármely, az Elnökség hatáskörébe tartozó ügyben, az Elnökség tagjai jogosultak elnökségi ülés megtartása nélkül elektronikus úton írásban, azaz vagy e-mailben vagy a honlapon, nyílt határozatot (a továbbiakban: elektronikus szavazás) hozni – valamennyi elnökségi tag, a Főtitkár és a II. 4. pont szerint kijelölt munkavállaló általi hozzáféréssel. A honlapon történő nyílt határozathozatal során a szavazás aktuális állapotáról automatikus helyzetjelentést nyújt a rendszer belépéskor, annak feltüntetésével, hogy mely elnökségi tag és adott tárgyban milyen módon szavazott már, a szavazat leadására nyitva álló határidő jelölésével.
Az elektronikus szavazást az Elnök vagy akadályoztatása esetén az Informatikai Alelnök, vagy az Elnök meghatalmazása alapján a Főtitkár, vagy akadályoztatásuk esetén az Elnök által erre meghatalmazott Elnökségi tag jogosult elrendelni, az elektronikus szavazás módjának (e-mail, honlap) megválasztásával. A szavazás elrendelését bármely Elnökségi tag jogosult kérni az Elnöktől, aki a kérelem indokolásában előadottakat mérlegelve hozza meg döntését a szavazás elrendeléséről azzal, hogy a szavazásra vonatkozó indítvány elutasítása esetén döntését indokolnia köteles.
Az elektronikus szavazásra bocsátott, Elnökség hatáskörébe tartozó, határozathozatalra bocsátott tárgyat minden esetben írásban igazolható módon kell megküldeni vagy a honlapon közzétenni az Elnökség valamennyi tagjának, a határozati javaslattal és ahhoz kapcsolódó indokolással együtt, a szavazat leadására irányadó feltételek és szavazat leadására nyitva álló határidő megjelölésével. Az elektronikus szavazást elrendelő személy által a szavazatok leadására megállapított határidő felének elteltekor a Főtitkár az elnökségi levelező listán és a honlapon tájékoztatást tesz közzé a leadott szavazatok számáról, majd a szavazatok leadására nyitva álló határidő lejártát követően a szavazás eredményéről tájékoztatja az Elnökségi tagokat a honlapon mind e-mailben történő, mind a .en történő elektronikus szavazás esetén.
Az adott kérdésben akkor érvényes az Elnökségi tag szavazata, ha a válasz a szavazásra való felhívásban megjelölt határidőn belül írásban e-mailben vagy a honlapon igazolható módon történik a megadott válaszadási címre vagy a honlapon.
A szavazásra nyitva álló határidő nem lehet kevesebb 1 munkanapnál, valamint nem lehet több 10 munkanapnál. Amennyiben az Elnökségi tag válasza a szavazat leadására nyitva álló határidőben nem érkezik meg e-mailben a megadott válaszadási címre vagy honlapra, úgy azt a szavazatösszesítésnél nem lehet figyelembe venni, de erre írásban a szavazás elrendelésekor az Elnökségi tagot figyelmeztetni kell. Ha válaszában legalább 5 Elnökségi tag további egyeztetést javasol, a kérdés érvényesen írásban nem dönthető el, arról ülésen kell dönteni.
A válaszok alapján az Elnök megállapítja a szavazás eredményét és azt – a legutolsó szavazat beérkezését követő 3 munkanapon belül – írásban e-mailben megküldi az Elnökségi tagoknak, azzal, hogy az eredmény a honlapon is közzétételre kerül.
Az elektronikus szavazás eredményeként a határozat az Elnökség által akkor tekintendő meghozottnak, ha az Elnökség tagjainak többsége részt vett érvényesen – a szavazásra felhívásban megjelölt feltételek betartásával, azoknak megfelelően – a szavazásban és a tárgyban egyszerű többséggel azonosan szavazott.
Az elektronikus szavazással meghozott elnökségi határozatok papír alapon a Szövetség iratai között – az adott határozat meghozatalát alátámasztó igazolásokkal és a határozat meghozataláról szóló elnökségi tagoknak küldött tájékoztatással – elhelyezendők és szintén bevezetendők a Határozatok Könyvébe. A Határozatok Könyvének naprakész vezetéséért a Főtitkár felel.

Az Elnökség hatáskörébe tartozik az Alapszabály 11.§. (5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően:

• Szövetség törvényes és Alapszabályának megfelelő működésének biztosítása és felügyelete,
• más Társadalmi szervezetekkel, Érdekvédelmi Szervezetekkel, Kamarákkal történő együttműködési megállapodások megkötésének jóváhagyása,
• Szövetség tevékenységén belül a feladatkörébe tartozó jogorvoslati jogkör ellátása, így a másodfokú fegyelmi jogkör gyakorlása,
• Szövetség részére ingatlanvagyon megszerzése, megterhelése, elidegenítése, döntés hitel felvétele tárgyában,
• a Szakbizottságok vezetőinek kinevezése és visszahívása.

9. Az Elnökség tagjának joga:

• részt venni az Elnökség ülésein szavazati joggal,
• véleményt nyilvánítani a Szövetség munkáját, tevékenységét, és feladatait illetően,
• a Szövetség álláspontját önállóan is képviselheti, illetve jogosult nyilatkozni előzetes bejelentés és meghatalmazás alapján a Szövetség nevében is,
• Elnökségben vállalt feladatainak ellátása,

10. Az Elnökség tagjának kötelessége:

• évente az elnökségi ülések 2/3-n részt venni,
• a feladat és hatáskörébe tartozó feladatokat teljes körű ellátása,
• feladatainak ellátása során kizárólag a Szövetség érdekeit képviseli és köteles tartózkodni saját ill. tagcége érdekeinek bármilyen közvetlen vagy közvetett módon történő képviseletétől,
• az Elnökség részére az általa képviselt feladatok elvégzéséről folyamatosan, de negyedévente írásban is beszámolni,
• Alelnökök esetében a szakmai Tagozatok képviselete, a szakmai Tagozat tagjaival történő folyamatos kapcsolattartás és a tagozati álláspontok közvetítése az Elnökség felé, amelyről negyedévente írásban is beszámolni,
• a Szövetség céljainak megvalósításában aktívan részt venni,
• új tagszervezetet beszervezésében aktívan részt venni (honlapon ezt a tagtoborzás felületen is megjeleníthető az Elnökségi tagok részéről).

11. Az Elnökségi tag visszahívásához a mindenkori tagszervezeti létszám 1/3-ának írásos kezdeményezése szükséges. A visszahívásról két hónapon belül közgyűlésen (szükséges esetben rendkívüli közgyűlésen) titkos szavazással a tagság jogosult dönteni.

12. Amennyiben bármely szakmai tagozatvezető Alelnök ill méret szerinti tagozatvezető Elnökségi tag esetében az adott méret szerinti vagy szakmai Tagozat a tagozatvezetőt tisztségéből -új tagozatvezető egyidejű választásával- visszahívja, köteles 30 napon belül Alelnöki vagy elnökségi tagi tisztségéről lemondania. Az új tagozatvezető – Közgyűlés általi Alelnökké vagy Elnökségi taggá történő megválasztásáig – az Elnökség ülésein tanácskozási joggal részt vehet.
Amennyiben bármely tagozatvezető Alelnök vagy Elnökségi tag a tagozatvezetői és/vagy Alelnöki/Elnökségi tagi tisztségéről lemond, vagy bármely okból megszűnik köteles adott esetben másik tisztségéről lemondania és a Tagozat 30 napon belül új tagozatvezetőt választani, aki – Közgyűlés általi Alelnökké vagy Elnökségi taggá történő megválasztásáig – az Elnökség ülésein tanácskozási joggal vesz részt, az új tagozatvezető megválasztásáig a korábbi tagozatvezető Alelnök vagy Elnökségi tag köteles feladatainak ellátására.

Amennyiben a tagozatvezető Alelnöknek vagy Elnökségi tagnak bármely okból az őt a Szövetségbe delegáló taggal fennálló jogviszonya megszűnik, úgy a Tagozat a változást követő 30 napon belül köteles dönteni a tagozatvezető visszahívásáról vagy megerősítéséről.

A szakmai tagozatvezető Alelnök ill. méret szerinti tagozatvezető Elnökségi tag, valamint az általános Elnökségi tag, ezen tisztségre történő megválasztásakor köteles nyilatkozni és vállalni, hogy amennyiben mandátumának fennállása alatt az IVSZ bármely más tisztségre kíván pályázatot benyújtani, úgy köteles a közgyűlés előtt 30 nappal tagozatvezetői és alelnöki/elnökségi tagi tisztségéről írásban külön nyilatkozattal feltétel nélkül lemondani.

13. a) Az Elnökségi Tanácsadó Testület az Alapszabály 11.§ (6) bekezdésében meghatározott szakmai testület, amely segíti az Elnökség tevékenységét és hozzájárul a Szövetség céljainak hatékony megvalósulásához, működési rendjét a Szövetség szabályzatainak figyelembevételével saját maga állapítja meg.

Az Elnökségi Tanácsadó Testület feladat és hatásköre:

• segíti az Elnök és az Elnökség döntéseinek szakmai előkészítését,
• jogosult az Elnök, vagy az Elnökség által meghatározott körben állásfoglalásokat tenni
• tagjai az elnökségi ülésen jogosultak az Elnök meghívására részt venni,
• javaslatot tehet az Elnökség üléseinek napirendjére.

b) Az Elnökségi Tanácsadó Testület tagjait az Elnök javaslata alapján az Elnökség kéri fel e tiszteletbeli, díjazással nem járó tisztség, 1 évi határozott idejű betöltésére az Alapszabály 11. § (6) bekezdésében részletezett feltételnek megfelelő természetes személyt, a Szövetség évi rendes Közgyűlését követő 30 napon belül. A tagok mandátuma meghosszabbítható.

c) Az Elnökségi Tanácsadó Testületet a Szövetség Elnöke hívja össze. Az Elnökségi Tanácsadó Testületet az Elnök köteles évente legalább egy alkalommal összehívni, valamint az Elnökség ez irányú döntése alapján köteles a döntést követő 30 napon belül összehívni.

d) Az Elnökségi Tanácsadó Testület üléseit a jelenlevő legidősebb tag, mint korelnök vezeti és, amelynek napirendjét a Testület az Elnök által küldött javaslatok alapján maga határozza meg. Az Elnökségi Tanácsadó Testület jelenlevő tagjainak számára tekintet nélkül határozatképes. Az Elnökségi Tanácsadó Testület a határozataiba foglalt állásfoglalásait nyílt szavazással a jelenlévő Elnökségi tagok több mint felének „igen” szavazatával (egyszerű szótöbbség) hozza. Az Elnökség Tanácsadó Testület ülésein az Informatikai Alelnök és a Főtitkár jogosult részt venni.

e) Az Elnökségi Tanácsadó Testület ülésén hozott állásfoglalások tárgyában az Elnök, valamint az Elnökségi tagjainak számára Összefoglaló készül, amelynek elkészítése a Főtitkár feladata. A Főtitkár az Összefoglalót az Elnökségi Tanácsadó Testület ülését követő 3 napon belül elkészíti és az Elnökségi Tanácsadó Testület elnökének jóváhagyását követően 2 munkanapon belül megküldi az Elnökség részére.

f) Az Elnökségi Tanácsadó Testület Munkáját az Iroda segíti, amely biztosítja a Testület üléseinek megtartásához szükséges valamennyi feltételt, amelyért a Főtitkár felelős.

III. Bizottságok

1. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság

1. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság feladata az Alapszabályban foglaltaknak megfelelően a Szövetség jogszabályok és Alapszabály szerinti működésének és a Szövetség pénz- és vagyonkezelésének ellenőrzése, a gazdálkodás célszerűségének, szabályszerűségének, valamint az előirányzott bevételek és kiadások teljesítésének évenkénti vizsgálata, továbbá a társadalmi szervek gazdálkodására vonatkozó jogszabályok betartásának ellenőrzése.

2. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság szükség szerint ülésezik. Üléseit a Bizottság Elnöke hívja össze, az ülést megelőzően legalább 8 nappal. Az ülés akkor határozatképes, ha azon valamennyi tagja jelen van. Határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza. A kisebbségben maradt tag különvéleményét és annak indokolását jogosult az írásbeli beszámolóhoz csatolni.
Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság ülés megtartása nélkül is jogosult a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak szerinti eljárással döntést hozni.

3. A feladatkörébe tartozó ügyekről írásbeli beszámolót készít, melyet a Főtitkár véleményezés, illetőleg szükség szerint – az Elnök jóváhagyásával vagy szavazást elrendelő határozata birtokában – döntéshozatal céljából köteles az Elnökség elé terjeszteni.

4. A Szövetség számviteli törvény szerinti beszámolójának elfogadásáról csak az Ellenőrző és Számvizsgáló bizottság írásbeli beszámolójának ismeretében lehet dönteni. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság beszámolóját a soron következő Közgyűlésen ismertetni kell.

5. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság tagja a Szövetségben más tisztséget nem viselhet, továbbá nem állhat a Szövetséggel munkaviszonyban, vagy más munkavégzésre irányuló jogviszonyban.

6. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság tagjai feladataik ellátása során jogosultak a Szövetség gazdálkodásával kapcsolatos iratokba betekinteni, valamint a Szövetség tisztségviselőitől tájékoztatást kérni.

7. Az ellenőrzések megkezdéséről a bizottság elnöke köteles a Szövetség Elnökét tájékoztatni. Az ellenőrzés befejezésétől számított 10 napon belül a bizottság elnöke köteles a Szövetség Elnökének az ellenőrzés megállapításait írásban, részletes indokolással ellátva megküldeni.

8. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság vizsgálatairól készült jelentésekbe a Tagok betekinthetnek.

2. Az Etikai és Fegyelmi Bizottság

1. Az Etikai és Fegyelmi Bizottság a Szövetség etikai és fegyelmi eljárások lefolytatására létrehozott, valamint az IVSZ tanúsító védjegy eljárásában a Felügyeleti Testület szerepét ellátó bizottság, feladat és hatáskörét az Alapszabály rendelkezései szerint az Etikai és Fegyelmi Szabályzat állapítja meg.

2. A bizottság szükség szerint ülésezik. Ülését a bizottság elnöke hívja össze az eljárás megindítása iránti kérelem jogosult általi megtételétől számított 30 napon belül. Döntését az eljárás megindítása iránti kérelem bejelentéstől számított legkésőbb 60 napon belül köteles meghozni.

3. A bizottság határozatképes, ha azon legalább 3 tag jelen van. A bizottság ülése, amennyiben a bejelentéssel érintett felek közül a nyilvánosság kizárását egyik fél sem kéri, nyilvános, azon hallgatóságként a Szövetség bármely Tagja, illetőleg a Szövetség bármely tisztségviselője részt vehet.

4. A határozat meghozatalát megelőzően a bizottság jogosult a bejelentéssel érintett feleket meghallgatni, szükség esetén külső szakértő közreműködését is igénybe venni.

5. A bizottság a határozatát egyszerű szótöbbséggel, zárt tanácskozásban hozza meg. A kisebbségben maradó, a határozat meghozatalában részt vett bizottsági tag jogosult a különvéleményét és annak indokolását írásba foglalva az Etikai Bizottság Elnöke részére átadni, aki azt a határozat meghozatalában részt vett tagokkal ismertetni köteles.
Az Etikai és Fegyelmi Bizottság ülés megtartása nélkül is jogosult a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak szerinti eljárással döntést hozni, kivéve, olyan jelentős ügyeket, amelyek esetében az Elnökség kifejezetten kéri az ülésen történő határozathozatalt.

6. A bizottság az általa meghozott, indokolással ellátott határozatot köteles a kihirdetéstől számított 15 napon belül írásba foglalni, és az érintett feleknek ajánlott, tértivevényes küldeményként vagy elektronikus úton igazolható módon kézbesíteni.

7. A bizottság határozata a Szövetség Hírlevelében az érintett felek és személyek nevének fiktív névre történő cserélése mellett, prevenciós célzattal jogosult közzétenni.

8. Az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság tagja a Szövetségben más tisztséget nem viselhet, továbbá nem állhat a Szövetséggel munkaviszonyban, vagy egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban.

3. A Jelölőbizottság

1. A Jelölőbizottság a Szövetség szervezetén belül eseti bizottságként, szükség szerint kerül létrehozásra. Tagjait az Elnökség választja oly módon, hogy a szakmai Tagozatokból 1-1 tag képviselője alkotja a bizottságot. Az Elnökség köteles a Közgyűlést megelőzően 1 hónappal létrehozni a Jelölőbizottságot.

2. A Jelölőbizottság alapvető feladata a Szövetség tisztségviselőre vonatkozó javaslatok/jelölése megfelelőségének ellenőrzése, a jelölések rendszerezése és összeállítása a Közgyűlés részére. A Jelölőbizottság az egyes tisztségekre vonatkozó jelöléseket az adott Közgyűlés megelőző 7. napig fogadja, ezt követően érkezett jelöléseket csupán regisztrálja és ezen jelölések részére a Szövetség a határidőn belül beérkezett jelöltnek biztosított megjelenéseket, kommunikációt nem tudja biztosítani.

3. Az Elnök, az Elnökségi tagok, az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság valamint az Etikai és Fegyelmi Bizottság tagjainak személyére Szövetség tagjai mellett az Elnökség is a javaslatot tehet Jelölőbizottság számára. Az Elnökség az Elnökségi tagokra saját döntési hatáskörében – különös tekintettel, a jelöltek elismertségére és elfogadottságára, valamint Szövetségen belüli megbecsülésére, volt Elnökségi tag esetében e minőségében kifejtett kiemelkedő teljesítményére – tesz javaslatot a Jelölőbizottság számára.

4. A Jelölőbizottság tagjai sorából nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel hozott határozattal bizottsági Elnököt választ. Jelölőbizottság határozatait akár ülésen akár ülésen kívül elektronikus úton jogosult meghozni. Az elektronikus úton történő határozathozatal esetén a Jelölőbizottság a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak szerinti eljárás alapulvételével jár el.

5. A Jelölőbizottság javaslatot tesz a Közgyűlés számára a Szövetség Elnökének, az Alelnökök, az Elnökségi tagoknak, az Etikai és Fegyelmi Bizottság tagjainak, valamint az Ellenőrző és Számvizsgáló Bizottság tagjainak a személyére. Javaslatot csak olyan személyre tehet, aki az adott tagcégre vonatkozó képviseleti jogosultságát a Jelölőbizottság felé hitelt érdemlően igazolta és aki a jelölésről történő tájékoztatás alapján akként nyilatkozik, hogy a jelölését elfogadja.

6. A Jelölőbizottság az Alelnökök személyére és a méret szerinti Tagozatvezető Elnökségi tagok személyére a Tagozatok által megválasztott tagozatvezetőket jelöli az Alapszabály 13.§ (3) bekezdésében foglaltak szerint.

7. Az általános Elnökségi tagokat a közgyűlés listás rendszerben választja meg. a listás választási eljárás során, a megválasztandónál több jelölt esetén az új választási fordulóban a listán legkevesebb szavazatot kapott jelölt már nem vehet részt.

8. A Jelölőbizottság meghatározott tisztségviselőre vonatkozó javaslatát a Jelölőbizottság elnöke terjeszti a Közgyűlés elé. A Közgyűlésen szavazásra jogosultak az Alelnöki tisztségére és a méret szerinti tagozatvezető Elnökségi tagi tisztségre jelölés kivételével más személyeket is javasolhatnak a megjelentek közül, azonban a jelöltek jelölőlistára történő felvételéhez a Közgyűlés egyszerű többséggel hozott határozatára van szükség.

9 A választások megtörténtével és a Közgyűlés vonatkozó határozatával a Jelölőbizottság automatikusan megszűnik. A munkája során keletkezett valamennyi iratanyagot a bizottság Elnöke köteles a választást követő 5 munkanapon belül a Főtitkár részére átadni, aki azt a választást követő 3 hónapig megőrizni, majd megsemmisíteni köteles.

4. A Szakbizottságok

1. Az Elnökség, a munkáját segítő, előkészítő és végrehajtó feladatokat ellátó, állandó vagy eseti Szakbizottságokat hozhat létre. A Szakbizottságok közvetlenül szervezik és irányítják az Elnökség által hatáskörükbe utalt feladatokat. A Szakbizottságok szakmai döntés előkészítő testületek.

2. A Szakbizottságok elsődleges feladata az Elnökség határozatainak és célkitűzéseinek az adott szakágra vonatkozó végrehajtása, valamint az adott szakágra vonatkozó szakvélemények, állásfoglalások, javaslatok Elnökség részére történő kidolgozása, továbbá ilyen munkaanyagok véleményezése. A Szakbizottságok felügyelik és támogatják azon Csoportok munkáját, amiket az Elnökség döntése értelmében az adott Szakbizottsághoz tartoznak.

3. A Szakbizottság tagjait valamint létszámát az Elnökség jelöli ki, továbbá meghatározza a Szakbizottság feladatkörét munkatervét és működési rendjét, valamint kijelöli vezetőjét az Elnökségi tagok közül. A Szakbizottság tagja lehet Tagon és a Társult Tagon kívül az Elnökség által a Szakbizottságba felkért vagy meghívott természetes személy vagy szervezet.

4. A Szakbizottság üléseit, az ülés napját megelőzően legalább 8 nappal a szakbizottság vezetője hívja össze és vezeti le. Kivételt képez ez alól a vezetők megválasztása céljából összehívott ülés. Ezen ülést megelőzően a Főtitkár jogosult a szakbizottság tagjait a jelölésekre felkérni, valamint a Szakbizottság ülését összehívni és levezetni. A szakbizottság ülése határozatképes, ha azon a tagok 50%-a + 1 tag jelen van. Amennyiben az ülés nem határozatképes, úgy az eredeti napirendi pontokkal egy későbbi időpontra összehívott ülés a megjelent tagok számától függetlenül is határozatképesnek minősül. A meghívóban a tagokat ezen tényre figyelmeztetni kell.

5. A Szakbizottság a határozatait egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással hozza. A Szakbizottság üléseiről a vezető emlékeztetőt készít, amennyiben azonban a jelenlévő tagok azt igénylik, úgy jegyzőkönyv vezetéséről határozhatnak. Erre vonatkozóan a szakbizottsági ülés kezdetén a jelenlévőket nyilatkoztatni kell. A Szakbizottságok jogosultak ülés megtartása nélkül is elektronikus úton határozatot hozni amelynek szabályaira a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak az irányadóak.

6. Az ad-hoc bizottságokat az Alapszabály szerint az Elnökség hozza létre, és jogosultságait, hatás- és feladatkörét, valamint megszűnését a létrehozáskor határozza meg. A jogosultságok a bizottság megszűnésével megszűnnek.

IV. A Tagozatok

1. A Szövetségnél az Alapszabály szerinti meghatározásban három (3) szakmai és négy (4) méret szerinti Tagozat működik, melynek figyelembevételével minden Tag egy szakmai és egy méret szerinti Tagozat működésében vehet részt.

2. A Tagozatok vezetőjét a Tagozatok maguk választják meg többségi szavazással. A Tagozatok tagjai a Tagozat vezetőjének választásakor a szakmai Tagozat vezetőt egyben Alelnöki míg a méret szerinti Tagozat vezetőit Elnökségi tagi pozícióba jelölik az Alapszabályban meghatározottak szerint, akiket a Közgyűlés megválaszt.

3. A Tagozatok maguk állapítják meg ügyrendjüket és az általuk meghatározottak szerint, de legalább évente 1 alkalommal üléseznek. Ülésüket a Tagozat vezetője igazolható módon hívja össze, az ülést megelőzően legalább 10 nappal a Tagozat ülésein az Elnök jogosult részt venni. Az Elnök jogosult kezdeményezni bármely Tagozat összehívását, amely alapján a tagozatvezető köteles a kezdeményezést követő 30 napon belül a Tagozat ülését összehívni.
Az ülés akkor határozatképes, ha azon az adott Tagozatba tartozó Tagok többsége jelen van. Határozatképtelenség esetén a Tagozat vezetője az ülést változatlan napirendi pontokkal 10 napon belül ismételten összehívja. Ez esetben az ülés függetlenül a megjelentek számától határozatképes. Ezen tényre az ülésre vonatkozó meghívóban a Tagozat tagjait figyelmeztetni kell.

4. A Tagozat a határozatait egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással hozza. A Tagozat üléseiről emlékeztetőt készít, amelynek elkészítése a tagozatvezető feladata.
A Tagozatok bármely kérdésben jogosultak ülés megtartása nélkül is elektronikus úton határozatot hozni amelynek szabályaira a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak az irányadóak.

5. Amennyiben a Tagozat által Alelnöki vagy Elnökségi tagi pozícióba jelölt tagozatvezető személyét a Közgyűlés nem választja meg, és a levezető Elnök jogosult a szövetség Elnökének kérelmére a jelöltet ismét a Közgyűlés elé terjeszteni megválasztás céljából, ennek sikertelensége esetén, az érintett Tagozat a Közgyűlés felfüggesztésével egyidejűleg ülést tart és új tagozatvezetőt választ, akinek személyéről a Közgyűlés a felfüggesztésének megszűnését követően ismét szavaz.

V. Munkacsoportok

1. A Munkacsoportok (továbbiakban Csoport) a tagság által önkéntesen szerveződő tartósan vagy eseti jelleggel és időtartamra valamint meghatározott céllal és feladatra létrehozott testületek, amelyek a szövetségi munka fontos alapelemei. A Csoportok elsősorban projektek megvalósításával fejtik ki tevékenységüket.

2. Csoport létrehozását bármely tag kezdeményezheti a Főtitkárnál a Csoport céljának, feladatainak, az illetékes Szakbizottság – amennyiben ilyen működik – és a Csoport vezetőjének javasolt személy megjelölésével. A Csoport létrehozásáról az Alapszabály 11. § (5) bekezdés c) pontja alapján – amennyiben ilyen működik, akkor az illetékes Szakbizottság véleményének ismeretében – az Elnökség határoz. Határozatában kijelöli a Csoport célját, feladatait és a Csoport első vezetőjét és vezető-helyettesét. A Csoport munkájában részt vevő tagszervezet képviselője/képviselőik 25%-a az Elnökségnél kezdeményezheti a Csoport vezetőjének visszahívását.

3. Az Elnökség hatásköre a Csoport működésével összefüggésben:

• a Csoport véleményének ismeretében kijelöli és visszahívja a Csoport vezetőjét és helyettesét,
• jóváhagyja a Csoport éves munkatervét, éves- és projektbeszámolóit,
• jóváhagyja a Csoport kezelésében lévő, részben vagy egészben az IVSZ költségvetéséből illetve az IVSZ közreműködésével megszerzett forrásokból finanszírozott projektek (továbbiakban: Finanszírozott Projekt) projektek projektszerződéseit,
• jóváhagyja a Finanszírozott Projektek projektköltségvetését a Főtitkár, valamint a Csoportvezető és – amennyiben szükségesnek ítéli – még a projektvezető véleményének ismeretében,
• kijelöli azt a tagot, aki elsősorban a Csoport által igényelt érdekképviseletért felel,
• felhatalmazást adhat a Csoport vezetőjének vagy kijelölheti és felhatalmazhatja az Elnökség valamely tagját kizárólag Csoport meghatározott projektjei illetve témái tekintetében, azt meg nem haladó mértékben az IVSZ képviseletére és IVSZ nevében történő véleményalkotásra.

4. Az Elnökség az Alapszabály 11. § (4) bekezdés d) pontja alapján dönt a Csoport megszüntetéséről különösen, amennyiben

• a Csoport a létrehozásakor meghatározott célját elérte,
• a Csoport nem működik (pl. 180 nap alatt nem tart legalább 1 munkacsoportülést, a Csoport éves munkaterve nem kerül benyújtásra vagy jóváhagyásra, Elnökség részére tájékoztatást tevékenységéről nem nyújt, a Csoport tevékenysége az Elnökség megítélése szerint nem eredményes)
• a Csoport célja ellehetetlenült.

5. A kijelölt Elnökségi tag

• ellátja a Csoportok felügyeletét és biztosítja a Csoportok kommunikációját az Elnökség felé,
• legalább évente két alkalommal összehívja a Csoportok vezetőit a Csoportokban folyó munka áttekintése, összehangolása és a több Csoport közös fellépését igénylő területek feltárása céljából. Ezen összevont csoportvezetői ülésekről a kijelölt elnökségi tag köteles a soron következő elnökségi ülésen az elnökséget tájékoztatni.

6. A Csoport munkájában szavazati joggal részt vehet bármely IVSZ tagszervezet képviselője, valamint a Csoport döntése alapján tanácskozási joggal külsős szakember és nem IVSZ tag cégek képviselője, amennyiben aktívan részt vesznek a Csoport munkájában.

A Finanszírozott Projektekben a Csoport munkájában részt vevő tagszervezet képviselői többségének előzetes hozzájárulása alapján vehet részt külsős szakember vagy nem IVSZ tag cég képviselője.

A Csoport munkájában és ülésein a társult tagok részvételét a Csoport tagjainak többsége időlegesen vagy véglegesen kizárhatja vagy korlátozhatja, amennyiben a kizárás indokolt és a kizárást vagy korlátozást az Elnökség határozatával jóváhagyja.

A Csoport által önként – az Elnökség által jóváhagyott munkaterv keretei között – vállalt projektben a Csoport bármely tagja részt vehet, aki vállalkozik az adott projektben való tevékeny közreműködésre.

7. A Csoport vezetője az önként vállalt projektből – a projektvezetővel vagy a projektben résztvevőkkel való konzultáció után – az ok megjelölésével kizárhatja azt a tagot, aki

• éves szinten a projektülések több mint 33%-n nem vett részt
• sorozatosan nem válaszol a Csoportvezető projekttel kapcsolatos megkereséseire,
• a projektben vállalt valamely lényeges kötelezettségét nem teljesíti
• a Csoporttagságtól számított 1 év eltelte után a csoportvezető felhívására sem gondoskodik az általa képviselt cég IVSZ taggá válásáról.

A kizárt tag a Csoport vezetőjének kizárásról szóló döntésének megváltoztatását írásban kérheti a döntés közlésétől számított 15 napon belül a Főtitkár részére előterjesztett indokolt kérelemben. Az indokolt kérelemről a beérkezést követő 30 napon belül – szükség esetén az érintettek meghallgatását követően – az illetékes Szakbizottság, ennek hiányában az Elnökség dönt.

8. Az Iroda gondoskodik

• a Csoport és a jóváhagyott projektjei számára a honlapon a szükséges tartalmi felületek kialakításáról,
• irodai felelős kijelöléséről a Csoport mellé az adminisztratív feladatok ellátására és biztosítja a szükséges technikai feltételek (helyiség, irodaszer, stb.),
  – a Csoport munkájának és előterjesztéseinek nyilvántartásba vételéről,
  – a Csoport előerjesztéseinek továbbításáról a Csoport által megnevesített címzett(ek) felé (Elnökség, kormányzati szerv, …) – az IVSZ logoval ellátva.

9. A Csoport e-mailen és a honlapon keresztül jogosult tagjaival a kapcsolatot tartani, és igény szerint ül össze, de legalább negyedévente köteles ülést tartani. Az üléseket a csoportvezető hívja össze, de kezdeményezheti ezt a csoport tagságának legalább 1/3-a ülés összehívását, amelyet a Csoportvezető köteles erre irányuló kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül eleget tenni.

10. A Csoport vezetője egy éves időtartamra kerül kijelölésre, feladatkörébe tartozik elsődlegesen:

• összehívja a Csoport üléseit,
• gondoskodik a csoportülésekről szól emlékeztetők elkészítéséről és közzétételéről,
• ellenőrzi a projektvezetők tevékenységét,
• javaslatot készít a Csoport munkáját illetve projektjeit érintő, különösen az IVSZ számára fizetési kötelezettséget jelentő szerződéskötések és kötelezettségvállalások tárgyában,
• részt vesz a kijelölt Elnökségi tag által összehívott tanácskozásokon,
• folyamatosan informálja az IVSZ tagságát a Főtitkárral egyeztetett módon és az IVSZ iroda koordinálásával,
• összeállítja a Csoport éves munkatervét és a Csoport beszámolóját,
• amennyiben a Csoport úgy dönt, – összeghatártól függően – a Főtitkárnál vagy az Elnökségnél költségvetési javaslatot terjeszt elő, amelyben köteles pontosan megjelölni az igényelt keretösszeget és annak felhasználásának módját,
• folyamatosan kapcsolatot tart az illetékes Szakbizottsággal és biztosítja az információcserét,
• előmozdítja a nem IVSZ tag csoporttagok által képviselt cégek IVSZ Taggá válását.

A Csoport vezetője rendelkezhet IVSZ névjeggyel, amin az IVSZ központi elérhetőségei mellett a saját e-mail címét és mobiltelefonszámát is fel kell tüntetni.
A munkacsoport vezetőjét a munkacsoport vezető helyettes jogosult annak akadályoztatása esetén helyettesíteni.

11. A Csoport kizárólag ülésen határoz:

• a Csoport éves munkatervének elfogadásáról és módosításáról,
• a Csoport éves- és projektbeszámolóinak elfogadásáról,
• a Csoport témakörébe tartozó IVSZ állásfoglalások, ajánlások kezdeményezéséről illetve véleményezéséről,
• év közben a folyamatban lévő projektek vezetőinek leváltásáról, új projektvezető kijelöléséről.

A Csoport a fentieken kívül bármely kérdésben jogosult elektronikus úton határozatot hozni. Az elektronikus úton történő határozathozatal szabályaira a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat II.8. pontjában foglaltak az irányadóak.

12. A Csoport éves munkaterve tartalmazza

• a csoportülések várható időpontját
• a Csoport célkitűzéseit, az IVSZ stratégiájából megvalósítani vállalt elemeket
• a Csoport által gondozott finanszírozott (I) és önként (II) vállalt projektek:
  • megnevezését, célját, rövid tartalmi leírását,
  • indításának időpontját, befejezésének várható időpontját,
  • projektvezető megnevezését,
  • elérendő eredményeket, minőségbiztosítási paraméterek meghatározását,
  • a Csoport által rögzíteni kívánt egyéb követelményeket (pl. részeredmények megjelölését, lezárásuk határidejét).

13. A Csoport projektvezetője

• gondoskodik a projektben részt vevők közötti megfelelő kommunikációról,
• a projekt megvalósítása érdekében szervezi a projektben részt vevők tevékenységét,
• gondoskodik a projekt ütemtervének kidolgozásáról, összeállítja a projekt (rész)jelentés(ek)t,
• finanszírozott projekt esetén közreműködik a projekt költségvetésének és a projekttagokkal kötendő szerződés(ek) kidolgozásában,
• javaslatot tehet a projektben résztvevő személy kizárására.

VI. A Szövetség területi szervezetei

1. Az Alapszabály 13/A§-ban foglalt felhatalmazás alapján az Elnökség jogosult önálló jogi személyiséggel nem rendelkező megyei vagy regionális szintű területi szervezet/eket létrehozni az adott megyében/régióban honos Tagok kezdeményezésére és részvételével, valamint jogosult az adott megyei/regionális helyi szervezet indokolt esetben történő megszüntetésére.

2. A Szövetség bármely – rendezett tagsági viszonnyal rendelkező- legalább 3 (három) az adott megyében/régióban honos teljes jogú tagja írásos szándéknyilatkozat benyújtásával kezdeményezheti az Elnökségnél a Szövetség adott megyei/regionális szintű helyi területi szervezetének létrehozását.

3. Az Elnökség határozattal hagyja jóvá az IVSZ adott területi szervezet létrehozását. A megyei/regionális helyi szervezet a jóváhagyást követően alakuló ülést tart, amelyen tagjai közül területi elnököt választ és a szövetség keretén belül – szabályzatainak betartásával- meghatározza saját működési szabályait, továbbá működéséről folyamatosan, de évente legalább egyszer írásban is köteles tájékoztatni az Elnökséget.

4. A létrejött területi szervezet működési területén összefogja és segíti a Szövetség adott terülten honos tagjainak működését a területén szervezett szakmai vagy egyéb programok útján, artikulálja a működési területére jellemző igényeket, szándékokat. Egyébiránt a területi szervezetek működésére a tagozatokra vonatkozó működés irányelvek vonatkoznak..

5. Amennyiben a Szövetségen belül a megyei/regionális szervezetek száma eléri a hármat (3), úgy ezen helyi szervezetek vezetői jogosultak kezdeményezni az Elnökségnél új elnökségi tagi pozíció létrehozását, amely elnökségi tagi tisztség létrehozásáig a helyi szervezetek vezetői közül megválasztott személy tanácskozási joggal jogosult részt venni az Elnökség ülésein.

C. A Szövetség tisztségviselői és hatáskörei

VII. Az Elnök

1. A Szövetség legfőbb tisztségviselője a Szövetség Elnöke, aki az Elnökség közreműködésével vezeti és irányítja a Szövetség tevékenységét.

2. Az Elnök feladatai közé tartozik, az Alapszabály rendelkezéseivel összhangban az Alapszabály, egyéb határozatok, valamint a Közgyűlés és Elnökség határozatainak végrehajtásának irányítása és ellenőrzése.

3. Az Elnök hatáskörébe tartozik elsősorban a Szövetség képviselete, az aláírási és utalványozási jogkör XI. szakaszban foglaltak szerinti gyakorlása, valamint mindazon feladatok ellátása, amelyet jogszabály, az Alapszabály, a Közgyűlés valamint az Elnökség a hatáskörébe utal és döntés mindazon ügyekben amelyek nem tartoznak a Közgyűlés, Elnökség, Bizottságok továbbá a Szövetség egyéb szervezeti egységeinek hatáskörébe.

4. Az Elnök jogosult dönteni minden olyan kérdésben, amely nem tartozik a Közgyűlés vagy az Elnökség kizárólagos hatáskörébe. Jogosult eljárni, állást foglalni – utólagos beszámolási kötelezettsége mellett – az elnökségi ülések között minden halaszthatatlan ügyben, és egyben jogosult minden olyan ügyben eljárni, amely elősegíti a Szövetség céljainak minél magasabb szinten történő megvalósítását.

5. Javaslatot tesz a Szövetség stratégiájára, szükség szerint kezdeményezi annak módosítását.

6. Az Elnök irányítja és építi továbbá, a Szövetség hazai és nemzetközi kapcsolatait, képviseli a Szövetséget a nemzetközi szervezetekben.
Az Elnök vagy az Elnök felhatalmazása alapján a Főtitkár jogosult az IVSZ-nek a kormányzati vagy egyéb szervezetekben, testületekben történő képviseletére -megbízó levél alapján- meghatározott személyt megbízni. A megbízott a képviseleti megbízás vállalása esetén köteles az IVSZ meghatározottak szerinti képviseletének gondos ellátására, amelynek körében különösen de nem kizárólagosan köteles részt venni a szervezet/testület ülésein, továbbá köteles az Elnök és az Elnökség részére az eljárásáról folyamatosan beszámolni.
A megbízólevél minden esetben tartalmazza az ellátandó képviseleti jogosultság körét és a megbízás időtartamát. Az Elnök –felhatalmazása esetén a Főtitkár- a képviseleti megbízást jogosult bármikor egyoldalúan indokolás nélkül visszavonni.

7. Felügyeli és irányítja az Irodával közösen a belső és külső szövetségi kommunikációs tevékenységet.

8. Felelős az eredményes működést elősegítő határozatok hozataláért, a határozatok jogszerűségéért, a ráruházott tisztséggel járó feladatok, a Szövetség társadalmi elkötelezettségéhez méltó elvégzéséért, valamint a képviseleti jogkörében tett nyilatkozataiért, döntéseiért, intézkedéseiért.

9. Az Elnököt távolléte esetén általa képviseletével megbízott valamelyik Alelnök vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve a Főtitkár helyettesítheti.

1. Az Alelnökök közreműködnek a Szövetség irányító munkájában. Az Elnököt akadályoztatása esetén az Informatikai Alelnök, mint általános elnökhelyettes a meghatározott körben helyettesíti.

2. Az Alelnökök biztosítják a folyamatos kapcsolattartást az Elnökség és az általuk képviselt szakmai Tagozat között, valamint megjelenítik az Elnökségben a szakmai tagozati álláspontokat. Az Alelnökök továbbá megjelenítik és képviselik az adott szakterület álláspontját az Elnökségben és az Elnökkel ill. Elnökséggel egyeztetett módon és tartalommal képviselik és megjelenítik az adott szakterület tekintetében a Szövetség álláspontját kifelé harmadik személyekkel, így különösen de nem kizárólagosan a kormányzat, a média irányában.

3. Az Alelnökök jogosultak utalványozási jogkör gyakorlására az SZMSZ XI. pontjában foglaltak szerint.

IX. A Főtitkárra és az Irodára vonatkozó szabályok

1. Az Iroda (a továbbiakban: Iroda) a Szövetség folyamatos működését az Elnökség munkáját segítő, ügyintéző, titkársági, szervezési, pénzügyi, gazdálkodási, technikai feladatokat ellátó szervezeti egység, amely a Főtitkár kizárólagos és teljes felelősséggel irányít munkaviszony keretében az Mt. által meghatározott vezető állású munkavállalókra vonatkozó szabályok szerint. Az Iroda nem önálló jogi személy, saját vagyonnal nem rendelkezik.

2. Az Iroda feladatai:

• a Szövetség közgyűlésének előkészítésével, lebonyolításával, kapcsolatos valamennyi adminisztratív és technikai feladat elvégzése és a vonatkozó nyilvántartások vezetése,
• az Elnökség, Szakbizottságok, Szövetség egyéb szervezeti egységei és testületei üléseinek adminisztratív és technikai előkészítése, ezek lebonyolításának támogatása, a vonatkozó előterjesztések és dokumentumok elkészítése/elkészíttetése,
• Szövetség tisztségviselői munkájának folyamatos támogatása,
• Szövetség számviteli és pénzügyi feladatainak ellátása, valamennyi vonatkozó nyilvántartás vezetése,
• a Szövetség költségvetése alapján történő gazdálkodás folyamatának figyelemmel kísérése,
• tagsággal történő folyamatos kapcsolattartás, Tagok folyamatos tájékoztatása, Tagok megkereséseinek fogadása, intézése, illetékes Szervekhez történő továbbítása,
• a Szövetség valamennyi jogi relevanciájú dokumentumának és okiratának előkészítése/előkészíttetése és nyilvántartása,
• Szövetség nemzetközi tevékenységével kapcsolatos ügyeinek adminisztratív és technikai bonyolítása, szervezése
• mindazon feladatok, amelyet a Szövetség szabályzatai valamint az Elnök és az Elnökség az Iroda feladatkörébe utal.

Az Iroda csak olyan adminisztratív feladatkörén kívül eső tevékenységeket, projekteket és munkákat vállalhat fel, amelyeknek a feltételrendszerét (tartalmi és pénzügyi előterjesztéssel és a tagság számára megjelölt előnyök megjelölésével), az Elnök, szükség estén az Elnökség előzetesen elfogadott.

2. Az Iroda személyi állományának létszámát – a feladatok ismeretében – az Elnök határozza meg az Elnökség jóváhagyásával.

3. Elnök és/vagy az Elnökség jogosult a Főtitkár részére – a feladatok pontos meghatározása mellett – éves ütemtervet meghatározni, amelynek megvalósulásáért a Főtitkár felelős.

4. A Főtitkár felett a munkáltatói jogokat az Elnök gyakorolja,

5. Az Iroda alkalmazottai felett a munkáltatói jogokat a Főtitkár gyakorolja, oly módon, hogy az Iroda alkalmazottainak munkajogviszonyának létesítésekor, módosításakor és megszüntetésekor köteles az Elnököt értesíteni, egyebekben a Főtitkár jogosult a munkáltatói jogok teljes körű önálló, gyakorlására. Az Elnök értesítésének megtörténte nem érinti a munkáltatói intézkedés érvényességét.

6. A Főtitkár feladat- és hatáskörébe tartozik:

• a Szövetség szervezeti egységei által hozott határozatok végrehajtása,
• vezeti az Irodát, mint a Szövetség adminisztratív szervét az Alapszabály és az SZMSZ, valamint hatályos szabályzatokban foglaltaknak megfelelően,
• az Iroda feladatkörébe tartozó feladatok irányítása,
• az Elnökségi ülések között a működésre vonatkozóan – Elnökkel egyeztetve – olyan operatív döntéseket hozni, amelyek a Szövetség minél gazdaságosabb működését segítik elő,
• tevékenységéről minden elnökségi ülésen beszámol az Elnökség számára,
• folyamatos kapcsolattartás a Szövetség tisztségviselőivel és testületeivel,
• munkaszervezési módszerek, teljesítmény követelmények és teljesítmény ösztönzők kidolgozása közösen az Elnökkel
• a Szövetség éves költségvetésének megfelelő gazdálkodás irányítása,
• kiküldetés elrendelése és engedélyezése,
• a Szövetség közgyűlésének és egyéb szerveinek üléseinek előkészítése, összehangolása,
• a Szövetség Közgyűlése, Elnöksége és egyéb szerve által hozott határozatok, döntések végrehajtásának biztosítása,
• megbízás alapján a Szövetség képviselete,
• Szövetség Közgyűlésén, valamint egyéb szervezeti egységei és testületei ülésén tanácskozási joggal történő részvétel,
• mindazon feladatok ellátása, amelyeket az Alapszabály vagy a Szövetség egyéb Szabályzatai – így különösen, de nem kizárólagosan a jelen SZMSZ –, a Közgyűlés vagy az Elnökség a feladat- és hatáskörébe utal,
• a Főtitkárt – tartós akadályoztatása esetén – az Elnök által írásban megbízott személy helyettesíti.

7. Az Iroda alkalmazottai – a Főtitkár kivételével – nem jogosultak harmadik személlyel a Szövetség nevében és képviseletében bármely szerződés vagy megállapodás megkötésére. A Szövetség képviseletére jogosultak körét az Alapszabály, valamint az SZMSZ rögzíti.

8. A Főtitkár és az Iroda gazdasági, pénzügyi vezetője együttes aláírási, képviseleti jogosultsággal rendelkezik mindazon szerződések, jognyilatkozatok, kötelezettségvállalások tekintetében, amelyek a Szövetség működéséhez, illetve Alapszabály szerinti céljának megvalósítását szolgáló Projektek végrehajtásához kapcsolódnak. A Főtitkár akadályoztatása esetén, halaszthatatlan intézkedést igénylő helyzetben az Iroda gazdasági, pénzügyi vezetője 15 millió Ft-os értékhatárig önállóan is aláírási, képviseleti jogosultsággal rendelkezik.²

X. Külső megjelenések, nyilatkozatok

1. A Szövetség nevében és képviseletében mind az elektronikus, mind a nyomtatott sajtó részére nyilatkozatot adni kizárólag az Elnök vagy meghatalmazottja jogosult.

2. A Szövetség kommunikációjának megbízott felelősét az Szövetség Elnöke a Főtitkárral egyetértésben az Iroda munkavállalói közül jelöli ki. A Szövetség által kezdeményezett kommunikációt rajta keresztül, bevonásával, de legalább tájékoztatása mellett kell végezni. Amennyiben a média képviselői megkeresik az Szövetség tisztségviselőit nyilatkozat céljából, úgy valamennyi nyilatkozónak Elnökségi egyeztetés hiányában a Szövetség stratégiával és a legutolsó Közgyűlésén elfogadottakkal összhangban kell nyilatkoznia. Az Szövetség Elnökségének tájékoztatása minden esetben legalább utólag kötelező.

3. Az Iroda munkavállalói sem a Szövetség nevében és képviseletében, sem a saját nevükben nem nyilatkozhatnak a munkakörük betöltésével összefüggésben tudomásukra jutott tényekről, körülményekről, adatokról, csak meghatalmazás alapján. Amennyiben a nyomtatott, illetve az elektronikus sajtó munkatársai részéről nyilatkozat tételre irányuló közvetlen megkeresés érkezik a Szövetség munkavállalóihoz, ebben az esetben a munkavállaló erről haladéktalanul köteles a Főtitkárt tájékoztatni, nyilatkozatot csak abban az esetben adhat, amennyiben erre a fentebb említett meghatalmazást megkapta. A meghatalmazás kereteit a munkavállaló nem lépheti túl. Az előírásokat megsértő munkavállalókkal szemben munkajogi, illetve polgári jogi felelősségre vonás kezdeményezhető.

4. Az Szövetség a kommunikációt megkönnyítendő szakértői listát állít össze, melyben az érintettek tudomásul veszik a nyilatkozati szabályokat és igény esetén részt vesznek az Szövetség és annak megbízottja által szervezett kommunikációs felkészítőn.

XI. Belső kommunikáció

A belső kapcsolattartás rendje

1. Az Iroda munkavállalói, továbbá a feladat megoldásában érintett szakértők, esetenként a Szövetség különböző testületeinek tagjai a feladatkörüket kölcsönösen érintő ügyeket együttműködve kötelesek intézni.

2. Az együttműködés során kötelesek:

• a feladataik eredményes ellátásához szükséges adatokról, információkról egymást tájékoztatni,
• a testületeket, társszervezeteket, kormányzati szerveket is érintő ügyekben ezek szakvéleményét kikérni, az illetékeseket a kérdéses ügy tárgyalására meghívni,
• vélemény-, vagy adatkérésre határidőre választ adni, vagy ennek akadályát a határidő lejárta előtt a megkereső szervezeti egységgel közölni.

Az ügyek természetétől, az operatív intézkedés sürgősségétől függően kell a munkakapcsolatok célszerű formáját megválasztani úgy, hogy hatékony ügyintézést biztosítson.

3. Az elektronikus tájékoztatási csatornák használata, információk és más anyagok közzététele az intranet alapú (ivsz.hu) információs rendszer oldalain történik.

4. A munkavállalók és a Szövetség tagjai, testületei, és a Szövetség munkája iránt érdeklődők közötti gyors és pontos információáramlás biztosítása érdekében az IVSZ-n belül nyitott és zárt elektronikus tájékoztatási rendszer működik.

• A nyitott rendszer célja a hazai és nemzetközi érdeklődők naprakész tájékoztatása. Az oldal kezdő címe: http://www.ivsz.hu.
• A zártkörű, intranet alapú információs rendszer oldalait minden hálózati hozzáféréssel rendelkező felhasználó a web böngészőn keresztül érheti el (ivsz.hu).
• Az elektronikus tájékoztatási csatornák üzemeltetési feladatai ellátásáért az Iroda felelős.

5. A Szövetség intranet weblapjainak tartalmáért az Iroda tartozik felelősséggel. A Szövetség intranetes oldalain híreket, dokumentumokat elhelyezni és törölni kizárólag a média és marketing kommunikációs munkatárs és a Főtitkár jogosultak, esetenként a weboldalt kezelő szakértő.

6. Publikálás az elektronikus levelező rendszerben
Az elektronikus levelező rendszeren keresztül a publikálás nem megengedett. Ez alól kivételt képez a Szövetség Elnöksége, Elnöke, Főtitkára által sürgősnek és kiemelten fontosnak ítélt üzenetek.

7. Belső és külső e-mail használat
Belső e-mail lehetőséggel valamennyi intranet hálózatra csatlakozó munkavállaló rendelkezhet.

A Szövetség eredményes működéséhez szükséges, hogy az egyes szervezeti egységek a konkrét feladatok végrehajtása során szoros munkakapcsolatot tartsanak fenn az érdekelt államigazgatási szervek, hatóságok, valamint a gazdálkodó szervek illetékes szervezeti egységeivel, illetőleg a különböző nemzetközi szervezeteivel.

D. Szövetség gazdálkodása

1. A Szövetség a gazdálkodását az éves elfogadott költségvetése alapján végzi.

2. A bankszámla feletti utalványozás tekintetében mindig két személy együttes aláírása szükséges. Bankszámla feletti utalványozásra az Elnök és egy Alelnök együttesen vagy az Elnök/egy Alelnök és a Főtitkár együttesen jogosultak.

3. A házipénztárból történő kifizetésnél egyedüli utalványozásra jogosult az Elnök vagy a Főtitkár önállóan a vonatkozó Szabályzatokban foglaltak szerint.

4. Minden nettó 500.000,- forintot meghaladó beszerzés, pénzügyi terhet jelentő, valamint barter-, megbízási-, vállalkozási szerződéskötés, előtt a Főtitkárnak Beszerzési javaslatot kell kiállítania, melyet az Elnökkel „ex ante”, vagyis előre engedélyeztet.

A Beszerzési javaslat szükséges elemei:

• a termék/szolgáltatás pontos megnevezése, definiálása
• szállító/gyártó neve/címe
• beszerzési/szerződéses ár (nettó + ÁFA)
• beszerzés/teljesítés tervezett határideje
• a felhasználásra vonatkozó adatok (tárgyi eszköz, általános fogyóanyag, stb)
• témaszám/projektszám, vagy megnevezés.

5. A Beszerzési javaslat Elnök elé terjesztését megelőzően az Iroda köteles minden esetben 3 db ajánlatot beszerezni és azokat a Szövetség által használatos nyomtatvány-minta elkészítésével a Főtitkár részére véleményezésre benyújtani. Ezt követően a Főtitkár jogosult a javaslatot/okat megvizsgálni és szükség esetén szakértővel véleményeztetni majd a legmegfelelőbbet engedélyeztetésre az Elnök elé terjeszti a vonatkozó mögöttes szerződés tervezettel egyidejűleg.

E. Vegyes és záró rendelkezések

1. Amennyiben jelen SZMSZ eltérően nem rendelkezik, a jegyzőkönyveket, írásbeli beszámolókat és elnökségi emlékeztetőket szabályszerűen aláírt, papír alapú írásbeli formában kell elkészíteni.

2. Az egyéb, írásbeli formához kötött cselekmények írásban elektronikusan: e-mailben és/vagy a honlapon) is teljesíthetőek, azzal, hogy a Főtitkár köteles ezek papíralapú kinyomtatásáról gondoskodni az iratkezelési szabályzat rendelkezéseivel összhangban.

3. A jelen SZMSZ-ben Tag megnevezés alatt a Szövetség teljes jogú tagját kell érteni.

4. Jelen SZMSZ-ben nem szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos jogszabályi előírások, az Alapszabályban foglalt rendelkezések, valamint a szakmai és etikai normák az irányadóak.

Kelt: Budapest, 2019. április 2.

¹Egységes szerkezetben az Elnökség 2015.10.21. napi határozatával

²Módosítva az Elnökség 2015.10.21. napi határozatának megfelelően